Как работает web-to-print?
Зачастую web-to-print путают с электронными коммуникациями с типографией: «Мы принимаем файлы заказов по Интернету, так что у нас web-to-print давно используется», — так порой заявляют в полиграфических компаниях. Но на самом деле эта технология подразумевает совсем другой подход. Если коротко, то web-to-print — это попытка переложить на заказчика и на систему автоматизации предприятия выполнение большого количества рутинной работы, которая как раз и не является для типографии прибыльной и, как следствие, тормозит эффективность ее работы.
Как это реализуется? Клиент самостоятельно формирует на сайте типографии свой заказ в соответствии с требованиями, описанными в web-ресурсе, и на основании предлагаемых типовых шаблонов. После чего заказчик сам же утверждает работу в производство. Поскольку заказ типовой (система просто не позволит создать какой-либо другой), то его исполнение для типографии пройдет намного проще и спокойнее, чем обычный. В итоге себестоимость такого заказа для типографии существенно снижается, а значит, и отпускная цена может быть уменьшена. Более низкие цены на заказы привлекут новых заказчиков, следовательно, больше заказов — эффективнее производство, еще более низкая себестоимость, выше доход. Однако на практике все не так просто. Существенное количество различных заказов можно стандартизовать под несколько типовых решений. Разумеется, количество даже этих типовых решений будет не такое уж и маленькое, но важно, чтобы они были абсолютно четко проработаны и описаны, а в идеале под них существовали бы и типовые шаблоны. В итоге для заказчика процесс работы с типографией должен выглядеть следующим образом:
- Заказчик заходит на сайт типографии, находит там типовой макет, максимально близко соответствующий представлению о будущем изделии, и скачивает его.
- На основании этого типового макета заказчик создает собственное изделие с учетом прописанных ограничений: количество полос, число используемых цветов, формат издания, возможность создания выкидных полос и т. д.
- Создав таким образом будущий печатный продукт, заказчик заполняет на сайте типографии специальную интернет-форму, в которой нужно указать базовые параметры заказа: тираж, сорт бумаги, ее плотность и т. д. Все эти параметры обычно выбираются из списка доступных, не давая возможности заказчику предложить свой вариант. Как правило, имеется два–три сорта бумаги (офсетная, мелованная глянцевая, мелованная матовая) и несколько плотностей (90, 115, 150, 200, 300 г/м2). Тиражи также бывают нескольких вариантов: 300, 500, 1000, 2000, 5000 экз. Другие тиражи заказать нельзя (ограничения по тиражам нужны для того, чтобы иметь возможность объединять заказы). Кроме того, может быть предложен и набор отделочных операций, который также лимитирован: лакирование (сплошное в линию на печатной машине), ламинирование (с одной или двух сторон), типовая вырубка (например, карманных календарей или сувенирных игральных карт). Как правило, большого разнообразия отделочных операций не предполагается.
- После заполнения формы система автоматически рассчитывает стоимость заказа (на базе типовых изделий это просто) и выдает заказчику либо счет на оплату, либо запускает программу оплаты (терминал работы с кредитными картами). После оплаты заказа клиенту автоматически выдается доступ к FTP-сайту типографии, на который он может загрузить созданное им самим изделие (обычно в формате PDF).
- После загрузки на сайт типографии PDF-файла попадает в систему управления рабочими потокам, где сначала проверяется на соответствие заложенным в типовом изделии параметрам (формату, красочности, вылетам, разрешению изображений и т. д.). Если в загруженном файле все в порядке, то заказчику выдается подтверждение, что заказ принят, и сообщается срок изготовления (впрочем, это может сообщаться и раньше, после введения параметров заказа). Если в заказе будут обнаружены ошибки, то заказчику придет автоматические уведомление о необходимости их исправить. До исправления ошибок заказ в работу не передается.
- Спустя определенное время служба доставки привозит заказчику готовый тираж изделия.
Так это должно работать в идеале. И в некоторых зарубежных типографиях, как нам доводилось видеть, это работает весьма эффективно. Так откуда же берется эта самая эффективность, если заказ все равно приходится печатать так же, как и раньше? Попробуем разобраться и в этом.
Примерная схема распределения затрат для двух различных типографий: первая (слева) работает по технологии web-to-print; вторая (справа) - по традиционному методу с использованием группы менеджеров по работе с клиентами. Благодаря стандартизации заказов и отсутствию менеджеров по работе с клиентами, все виды затрат в первой типографии оказываются существенно ниже, что дает возможность либо иметь бОльшую норму прибыли, либо более низкую цену на аналогичные заказы. Важно только помнить, что web-to-print не подразумевает отхода от типовых заказов.
Почему это эффективно?
Попытаемся теоретически описать те преимущества, которые создает типографии описанная выше методика работы.
- Первое и самое главное: при приеме заказов через Интернет типографии не нужны менеджеры по работе с клиентами. За них эту функцию выполняет интернет-сайт (если, конечно, выполняет). Предполагается, что клиенты сами найдут сайт типографии, сами во всем разберутся и сами разместят заказ. Это, наверное, возможно, но только на ограниченном пространстве. По интернет-сайту сразу можно не разобраться, где территориально находится компания. А если клиент из Владивостока разместит заказ в типографии из Калининграда, то доставка тиража будет непомерно долгой и дорогой. Если система это отследит, то хорошо, а если нет, то доставка может оказаться за счет типографии, и тогда один такой заказ способен пробить большую финансовую дыру в доходах компании. А клиент формально будет прав. Впрочем, это далеко не единственная особенность работы через Интернет. Но важно здесь то, что раз нет менеджеров по работе с клиентами, то нет и затрат на них. А в цене каждого заказа должны быть заложены затраты на ведущего менеджера, величина которых в зависимости от типографии разная и исчисляется в процентах от цены. Пусть это даже 5%, но, убрав менеджера, можно безболезненно снижать цену на эту величину. Помимо этого, для менеджеров нужно иметь хорошее помещение, переговорные комнаты, офис в центре города и т. д. — все это вместе может стоить типографии существенных денег.
- При работе через Интернет типографии не нужны и операторы по приему заказов, задача которых принимать от клиентов файлы заказов, проверять их, корректировать при необходимости, делать спуски полос и т. д. При наличии типовых заказов можно не только переложить часть работы на заказчика (например, внесение заказа в систему), но и избавиться от этой группы сотрудников. Для типовых заказов спуски делаются автоматически, проверка присланных файлов проста и также автоматизирована.
- При автоматической оплате заказов отпадает необходимость в развитой финансовой службе типографии. Заниматься выпиской счетов, оформлением документов, контролем оплаты не нужно, а значит, в финансовом отделе типографии может работать существенно меньше людей. Таким образом, получается экономия не только фонда заработной платы, но и сокращение затрат на офисе и других социальных благах для сотрудников.
- Типографии не нужно иметь большого разнообразия расходных материалов и бумаги. Достаточно приобретать только один проверенный тип триадной краски и только один формат бумаги (возможно даже нестандартный) нескольких утвержденных сортов и граммажа, исходя из которого и рассчитывать все типовые виды продукции. Это позволит сэкономить складские площади и затраты на материалы. А максимально полное использование бумаги позволит снизить ее отходы до минимума, что не только экономически выгодно, но и экологически полезно. Практика некоторых зарубежных типографий говорит о том, что при переходе на технологию web-to-print удается экономить до 12–15% бумаги.
- Наличие минимального количества заранее известных и проверенных расходных материалов и бумаг позволяет лучше отладить технологию производства и полностью избавиться от проблем «плохой бумаги», «невысохшей краски», брака на фальцовке и т. д.
- Пропускная способность типографии сильно повышается. Реально можно добиться 25–30% увеличения производительности за счет того, что все переналадки максимально упрощаются (ради чего в первую очередь все и унифицируется). Формат бумаги используется один и тот же (нет необходимости перестраивать формат), толщина меняется редко (особенно если есть система управления заказами, которая их оптимизирует), переналадки машины, требующие смены краски вообще исключены. То же и с послепечатными процессами: форматы изделий типовые, программы для резки можно сделать заранее, спуски для фальцовки типовые и т. д. При хорошей программной оптимизации заказов можно даже изготавливать последовательно несколько изделий без перестроения послепечатного оборудования (например, можно легко сшить последовательно несколько однотипных буклетов).
- Типографии не нужно иметь «лишнего» оборудования, которое лишь изредка используется для выполнения специальных операций, а в остальное время простаивает. Достаточно будет только минимально необходимого набора производительного автоматизированного оборудования.
- Существенно снижаются ошибки в выполнении заказов. При наличии всего нескольких типовых видов продукции сотрудники привыкают к одним и тем же операциям и меньше в них ошибаются. Следовательно, вероятность появления «запоротых» тиражей снижается. Насколько это повлияет на финансовую экономичность предприятия зависит от текущей величины переделываемых тиражей.
- Вот такая получается «работа по-новому». В некотором смысле концепция web-to-print переносит типографию из «сферы услуг» (изготавливаем все, что захотите) в сферу производства (изготавливаем типовые виды продукции, но с вашей информацией). Именно эта концепция и позволяет по-новому считать и планировать производственный процесс. При изготовлении типовой продукции вполне реально просчитать и нормы времени, и типовые затраты, а значит, намного эффективнее загружать и планировать производство. У типовой продукции всегда четко известна себестоимость, соответственно, можно оптимизировать продажную цену. Таким образом, web-to-print — это полностью новый вид промышленного полиграфического производства. И хотя внешне кажется, что почти ничего не меняется, на самом деле меняется базовый подход: теперь полиграфия — это производство с полностью другой экономикой и другими расчетами. Из практики известно, что промышленно произведенные товары всегда существенно дешевле, чем выполненные мелкосерийно или штучно. Полиграфия всегда была сферой услуг, то есть выполняла уникальное штучное производство. А переведение полиграфических заказов именно в область промышленного производства позволяет заметно снижать на него цену, сохраняя высокий уровень прибыльности. Появляется новая экономическая реальность, новая «арифметика».
Возможное распределение прибылей и доходов в стоимости однотипного заказа: для типографии, использующей привычный метод работы (слева) и типографии, использующей web-to-print. Нетрудно заметить, что при схожих значениях продажной цены заказа типографии, использующие web-to-print, благодаря более низкой себестоимости могут получать существенно большие по абсолютной величине доходы и прибыли, причем практически в полтора раза. Впрочем, эта ситуация скорее идеализированная, и вряд ли типография с технологией web-to-print, обладающая рядом ограничений и не имеющая менеджеров по продажам, сможет привлечь заказчика при схожих финансовых запросах. Скорее ей придется предлагать более низкую цену.
Слева: Если представить, что типография, обладающая технологией web-to-print, захочет получать тот же объем прибыли, что и обычная типография, то у нее автоматически образуется весьма немалая величина, на которую можно безболезненно снизить цену.
Справа: Типографии, работающие по web-to-print, зачастую сознательно идут на отказ от всех видов прибыли кроме основной, что дает им возможность иметь весьма существенный запас по снижению цены заказа.
Типовые виды заказов
Даже, казалось бы, при похожих параметрах каждый следующий заказ в типографии всегда отличается от предыдущего, хотя бы по количеству потраченной краски (чернил или тонера, если речь идет о цифровой печати), длительности приладки листа и т. д. Тем не менее с некоторой долей приближения (точнее, статистического анализа) большую часть заказов можно привести к ограниченному набору типовых работ, которые при этом типографии будет наиболее выгодно изготавливать.
Хорошо известно, что даже незначительное изменение параметров заказа может привести к тому, что себестоимость его производства изменится радикально. Например, при изменении формата издания на 5–10 мм стоимость его производства увеличится чуть ли ни в два раза. При этом заказчик об этом может не знать, а большинство дизайнеров выбирают формат изделия по принципу «мне так нравится», не задумываясь о том, как такую продукцию производить.
В советские времена на всю полиграфическую продукцию существовали типовые нормы и стандарты (ТУ и ГОСТы), и отступление от них было практически недопустимо. А формировались эти нормы как раз на основе максимальной эффективности производства. Сейчас это перестало быть нужным, в конце концов, «клиент платит, делаем что заказывает». Однако если типография в добровольном порядке введет типовые нормы на продукцию, то работать ей станет намного легче. Судите сами, если все издания формата «около А4» сделать единого формата, чтобы спуск полос укладывался четко в формат печатного листа бумаги, то печатать станет удобнее и бумагу всегда можно будет заказывать только одного формата. Также и другие виды заказов можно привести к типовым — унифицировать форматы, которые удобно раскладывать на типовые листы; красочность, чтобы избежать печати с дополнительными цветами; оставить только те виды отделки, которые удобно выполнять и т. д. Полосность издания также можно оптимизировать до разумного. Обычно типовые виды рекламных изданий содержат 4, 8 или 16 полос. А вот, например, 12-полосное издание создаст проблемы при производстве и скажется на цене продукции (скорее всего она будет такой же, как и у 16-полосного). Таким образом, можно смело говорить, что оптимизация заказов позволяет работать более эффективно. Однако оптимизацию нужно проводить с учетом возможностей оборудования, которое используется в типографии.
В конечном итоге, настолько ли заказчику нужен именно тот формат, тот объем, та красочность, которые он задумал? Возможно, он вполне согласится с некоторой переделкой своего проекта, благодаря чему изготавливать его будет проще, быстрее и дешевле. Если клиент готов на это пойти, то все многообразие заказов, которое можно себе представить, легко приводится к небольшому набору типовых форматов, типовых объемов и типовой красочности. На этом и построена технология web-to-print. Некоторые зарубежные типографии, работающие по такому принципу, предлагают выполнять, как правило, только очень ограниченный набор изделий: буклет формата Letter объемом 4, 8, 16 полос на скрепке, типовой флаер в один или в два сгиба, листовку, буклет для CD или DVD из 4, 8, 16 полос на скрепке и т. д. Имея список из двух десятков типовых позиций, можно удовлетворить потребности примерно 85% заказчиков, поскольку именно такую продукцию чаще всего и заказывают в рекламных типографиях.
Форматные сложности
Не секрет, что дизайнеры любят экспериментировать с форматами полиграфической продукции, поскольку зачастую типовые форматы изделий их не устраивают — хочется более квадратный или, наоборот, вытянутый, иначе «пространство страницы плохо организуется». Однако желание напечатать изделие нестандартного формата, как правило, упирается в существующие типовые форматы бумаги, продиктованные европейской системой стандартов. (Конечно, некоторые бумажные компании готовы поставлять бумагу и заказных форматов, но только при существенных объемах заказов.)
Приведем пример. Допустим, мы печатаем на полуформатной машине и используем типовой лист бумаги формата 62х94 см. В этом случае формат печатного листа будет 62х47 см. С учетом технологических допусков при печати и обрезке формат изделия, который можно стабильно печатать на такой бумаге, составляет 21х29,7 см (стандартный формат А4). А вот если захочется отпечатать изделие формата 22х29,7 см (более квадратное), то сделать это на бумаге данного формата не получится, придется приобретать бумагу следующего типового размера 70х100 см (печатный лист будет 50х70 см). Да, напечатать запланированное изделие удастся, но перерасход бумаги составит около 20% (примерно на такую величину лист 70х100 см больше листа 62х94 см). Плюс к этому добавится еще операция обрезки лишних полей перед фальцовкой или сборкой изделия, которая также войдет в стоимость заказа. При малых тиражах эти перерасходы будут незначительными, а при средних — уже заметными. При печати типового 16-полосного буклета тиражом 2 тыс. экз. переплата только за бумагу составит около 100 долл. Еще некоторую сумму типография возьмет за «хлопоты» с обрезкой. Стоит ли идти по этому пути, каждый решает сам, но как минимум с точки зрения охраны окружающей среды это уже плохое решение.
Недостатки системы
Несмотря на то, что web-to-print позиционируется как одно из перспективных направлений будущего развития полиграфии, на самом деле успешных полиграфических проектов, использующих эту технологию, даже в развитых странах Европы и Америки не так много. Причины этого в том, что помимо явных достоинств у концепции есть и целый ряд недостатков. Приведем основные из них.
- Высокая вероятность конфликтов, особенно в нашей стране. Изначально концепция web-to-print подразумевает принцип «что сгрузил в типографию, то и получил». Но в большинстве случаев заказчик с этим не согласится: «У меня на экране все было хорошо, а вы тут брак напечатали...» Менеджер типографии или специалист отдела пре-пресс может отловить недочеты до запуска работы в печать, а при технологии web-to-print предупредить заказчика никто не сможет.
- Заказчики, которые занимаются поиском типографий в Интернете, — это разовые, случайные клиенты. Как правило, они не являются профессионалами в полиграфии и могут создать «шедевр», который после печати будет выглядеть совсем не так, как они себе это представляли, и, естественно, станут предъявлять претензии типографии. И несмотря на указания на сайте, что «заказы печатаются согласно макету и несоответствие ожиданиям — на совести клиента», недовольства все равно будут.
- Печатать с использованием web-to-print можно только сравнительно простую (и, как следствие, дешевую) продукцию. Зарабатывать заметные деньги в этом случае получится только при большом объеме заказов, выйти на который довольно сложно. Кроме того, с таким объемом заказов может справиться только крупная (следовательно, дорогая) типография.
- Отсутствие человеческого фактора. С одной стороны, это достоинство, но с другой — многим заказчикам привычнее решать вопросы с конкретным человеком, а не с безликой системой. И отсутствие такого человека может восприниматься крайне негативно.
- Развитие технологии web-to-print будет неуклонно снижать цены на продукцию, сокращая уровень дохода типографий. В зависимости от того кем является читатель нашего журнала (заказчиком или производителем печатной продукции), эта информация может быть как негативной, так и позитивной.
- Наконец, для обеспечения работоспособности системы web-to-print нужны серьезные инвестиции в управляющее программное обеспечение, причем речь идет не о коробочном решении (купил, установил и работает). Требуются усилия руководства самой типографии по созданию системы на базе неких готовых инструментов. Результат всей работы зависит от того, насколько успешно такая управляющая система функционирует и каковы ее реальные возможности.
Скорее всего это далеко не полный перечень недостатков web-to-print, но более полную информацию пока предоставить сложно, поскольку реального опыта применения этой технологии немного. В перспективе список достоинств и недостатков может быть расширен.